08.11.2012 12:14:19
1. В I полугодии 2012 года отделом по делам архивов были проведены
тематические проверки ведомственного хранения документов в 5 муниципальных учреждениях:
- Муниципальное бюджетное учреждение дополнительного образования детей «Городской Дворец детского и юношеского творчества (видеодокументы) (ведущим специалистом Ущаповской О.Д. 11.04.2012);
- Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Дом детского творчества» (специалистом 1 категории Ефимовой А.В. 30.03.2012);
- Муниципальное бюджетное образовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа № 9 (специалистом 1 категории Ефимовой А.В. 06.06.2012);
- Муниципальное бюджетное образовательное учреждение Лицей (специалистом 1 категории Ефимовой А.В. 07.06.2012).
- Муниципальное унитарное предприятие «Тагилдорстрой» (главным специалистом Огнетовой М.Б. 25.06.2012).
Целью проведения проверок является осуществление контроля за реализацией «Порядка хранения и использования документов в Администрации города, муниципальных предприятиях и учреждениях», утвержденного Постановлением Главы города от 15.05.2008 № 378.
По результатам проверок выявлен ряд нарушений и даны следующие рекомендации:
- Муниципальному унитарному предприятию «Тагилдорстрой»
- Обеспечить архив оборудованием: металлическими стеллажами, контрольно-измерительными приборами, закрытыми плафонами, архивными коробками и т.п., оснастить архив пожарно-охранной сигнализацией. Срок контроля - 01 декабря 2012 года.
- Ограничить доступ в архив сотрудников предприятия, согласовать с руководителем список лиц, имеющих доступ к ключам от архива. Срок контроля - 15 августа 2012 года.
- Провести научно-техническую обработку всех хранящихся дел по личному составу за 2003-2009 годы. Срок контроля – 01 октября 2012 года.
- Организовать повышение квалификации ответственной за архив, а также сотрудникам бухгалтерии, отвечающим за сохранность архивных документов предприятия. Срок контроля – 01 января 2013 года.
- Муниципальному бюджетному учреждению дополнительного образования детей «Городской Дворец детского и юношеского творчества»
- До 1 января на 2013 года :
- провести экспертизу ценности видеодокументов на цифровых носителях;
- составить описи на документы на магнитных и цифровых носителях, имеющихся на хранении в архиве;
- передать видеодокументы на магнитных носителях в Нижнетагильский городской исторический архив.
-Муниципальному бюджетному образовательному учреждению дополнительного образования детей «Дом детского творчества»
- Обеспечить изолированное хранение архивных документов в отдельном опечатываемом шкафу в соответствии с утвержденными описями.
- Провести полное оформление дел.
Срок контроля – 1 сентября 2012 года.
- Муниципальному бюджетному образовательному учреждению Средняя общеобразовательная школа № 9
1. Разработать и представить в отдел по делам архивов положения об архиве и об экспертно-методической комиссии учреждения. Срок контроля – к 15 августа 2012 г.
2. Обеспечить противопожарный и охранный режим в архиве:
- обработать полки огнезащитным составом,
- приобрести огнетушитель.
3. Обеспечить контроль температурно-влажностного режима (приобрести термометр, гигрометр).
4. Производить опечатывание хранилища. Срок контроля – к 1 ноября 2012 г.
-Муниципальному бюджетному образовательному учреждению Лицей
1. Документы постоянного срока хранения и по личному составу расположить на стеллажах согласно утвержденных описей. Срок контроля – к 1 сентября 2012 г.
2. Создать условия для обеспечения противопожарного и светового режимов хранения архивных документов:
- двери обить железом;
- окна зашторить.
3.Организовать контроль за температурно-влажностным режимом (установить термометр, гигрометр). Срок контроля – к 1 ноября 2012 г.
2. Обследование состояния документационного обеспечения управления и ведомственного хранения документов в государственной организации
- Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Свердловской области «Врачебно-физкультурный диспансер город Нижний Тагил» (главным специалистом Огнетовой М.Б. 20.06.2012).
В соответствии с Областным законом от 19.11.2008 № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области» и «Основными правилами работы ведомственных архивов», М., 1985 г.:
1) Разработать, согласовать с ЭМК отдела по делам архивов, утвердить приказом руководителя:
- положение об архиве учреждения (Срок контроля – 01 августа 2012 года.), - инструкцию по делопроизводству в учреждении (Срок контроля – 01 декабря 2012 года.)
2) Регулярно проводить и протоколировать заседания постоянно действующей экспертной комиссии учреждения. Срок контроля - 01 января 2013 года.
3) Организовать архивное хранение дел в специально выделенном помещении в соответствии с установленными режимами хранения архивных документов:
- оборудовать архив металлическими стеллажами, архивными коробками,
- ограничить доступ работников в архив,
- разместить дела в соответствии с описями.
Срок контроля - 01 января 2013 года.
4) Организовать систематическое выделение дел с истекшими сроками хранения к уничтожению. Соответствующие акты представить в отдел по делам архивов для согласования. Срок контроля – 01 января 2013 года.
5) Организовать повышение квалификации по архивному делу ответственной за архив и ответственной за сохранность бухгалтерских документов. Срок контроля – 01 июня 2013 года.
3. Контрольные выездные тематические проверки архивных учреждений проводились в соответствии с распоряжением Администрации города Нижний Тагил от 26.01.2012 № 11 «Об утверждении Плана-графика проведения контрольных проверок выполнения муниципального задания муниципальными архивными учреждениями, находящимися в ведомственном подчинении отдела по делам архивов Администрации города Нижний Тагил»:
- Муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив социально-правовых документов города Нижний Тагил» в отношении предоставления архивом муниципальной услуги «Организация исполнения запросов граждан, связанных с их социальной защитой, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации» (главным специалистом Огнетовой М.Б., специалистом 1 категории Ефимовой А.В. с 14 июня по 05 июля 2012 года)
Проверка проведена с целью анализа соответствия объемов и качества предоставляемой услуги.
За 1 полугодие 2012 года объем муниципальной услуги составляет 53 % от годового объема муниципального задания на 2012 год.
В результате проверки выявлены недостатки и даны рекомендации:
-провести дополнительные занятия по изучению нормативно-правовых и методических документов по предоставлению муниципальной услуги с сотрудниками, участвующими в предоставлении услуги,
-установить сеть Интернет и стационарную телефонную связь в Тагилстроевском филиале архива (по возможности),
-организовать регистрацию социально-правовых запросов отдельно от тематических запросов,
-унифицировать форму заявления-анкеты получателей муниципальной услуги, используемой в архиве; форма анкеты должна содержать обязательные сведения, необходимые для исполнения запросов и установленные в пункте 36 административного регламента.
-систематически проводить анализ качества предоставления данной муниципальной услуги.
- Муниципального казенного учреждения «Нижнетагильский городской исторический архив» в отношении предоставления архивом муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (главным специалистом Огнетовой М.Б., специалистом 1 категории Ефимовой А.В. с 16 по 30 апреля 2012 года).
Проверка проведена с целью анализа соответствия объемов и качества предоставляемой услуги.
За 1 квартал 2012 года объем муниципальной услуги составляет 60 % от годового объема муниципального задания на 2012 год.
По результатам проверки выявлены нарушения и даны следующие рекомендации:
- ознакомить сотрудников, участвующих в предоставлении услуги, с соответствующим стандартом и административным регламентом предоставления услуги,
- провести занятия по изучению нормативно-правовых документов по предоставлению муниципальной услуги с сотрудниками, участвующими в предоставлении услуги,
- установить сеть Интернет на рабочем месте сотрудника, отвечающего за прием пользователей и исполнение запросов,
- разработать оптимальную форму регистрации поступления и исполнения тематических запросов,
- систематически проводить анализ качества предоставления данной муниципальной услуги.
Назад в раздел
