Размер:
A A A
Цвет: C C C
Изображения Вкл. Выкл.
Обычная версия сайта
Нижний Тагил | официальный сайт Версия для слабовидящих Версия для слабовидящих
официальный сайт
НИЖНИЙ ТАГИЛ
ГОРОД ТРУДОВОЙ ДОБЛЕСТИ
Версия для слабовидящих

Информация о результатах проверок и обследований, проведенных отделом по делам архивов Администрации города во 2 квартале 2014 г.

01.12.2014

Во 2 квартале 2014 года в соответствии с распоряжением Администрации города Нижний Тагил от 04.02.2014 № 17-РА « Об утверждении Плана-графика проведения проверок и обследований организации делопроизводства и деятельности архивов организаций-источников комплектования отдела по делам архивов Администрации города Нижний Тагил на 2014 год» отделом по делам архивов были проведены 2 проверки и 1 обследование, по результатам которых составлены справки с рекомендациями.

29 апреля 2014 года главным специалистом отдела по делам архивов Администрации города Нижний Тагил Бебениной И.Ф. была проведена комплексная проверка состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов в Муниципальном бюджетном учреждении Городской Дворец молодёжи».

В результате проверки выявлено:
- отсутствие инструкции по делопроизводству;
- необходимость разработки новой номенклатуры дел;
- нарушения в формировании, оформлении и хранении дел постоянного хранения и по личному составу;
- наличие неупорядоченных документов по личному составу организации - предшественника.

Рекомендовано:

· разработать инструкцию по делопроизводству, представить ее в отдел по делам архивов Администрации города на согласование в 1 квартале 2015 г.;

· представить номенклатуру дел учреждения на 2015 г. для согласования с Управлением архивами Свердловской области в IY квартале 2014 г.;

· оборудовать помещение архива средствами хранения до 01 октября 2014 г.;

· провести розыск и техническую обработку всех дел постоянного и долговременного хранения, сосредоточить все архивные дела в помещении архивохранилища до 01 октября 2014 г.;

· составить описи на дела по личному составу Дворца культуры «Строитель» и представить их на согласование в отдел по делам архивов до 01 декабря 2014 г.;

· организовать повышение квалификации ответственного за архив до 31 декабря 2014 г.

9 июня 2014 года 2014 года ведущим специалистом отдела по делам архивов Администрации города Ущаповской О.Д. было проведена проверка обеспечения сохранности и учета аудиовизуальных документов в Муниципальном автономном учреждении дополнительного образования «Городская станция юных натуралистов».

В результате проверки выявлены неучтенные фотодокументы.

Рекомендовано в течение 2015 года составить описи на неучтенные фотоальбомы и передать фотодокументы по 2010 год на муниципальное хранение.

24 июня 2014 года ведущим специалистом отдела по делам архивов Администрации города Ущаповской О.Д. было проведено обследование обеспечения сохранности и учета научной документации в Нижнетагильском филиале государственного автономного образовательного учреждения дополнительного профессионального образования Свердловской области «Институт развития образования».

Нарушений условий хранения и учета научной документации не выявлено. Рекомендовано организовать повышение квалификации ответственного за архив в течение 2015 г.

В соответствии с распоряжением Администрации города Нижний Тагил от 04.02.2014 № 18-РА « Об утверждении Плана-графика проведения контрольных проверок деятельности муниципальных архивных учреждений, находящихся в ведомственном подчинении отдела по делам архивов Администрации города Нижний Тагил, на 2014 год проведено 2 контрольных проверки деятельности муниципальных архивов.

С 31 марта по 15 апреля 2014 года в соответствии распоряжением Администрации города Нижний Тагил от 28.03.2014 № 59-РА комиссией в составе начальника отдела по делам архивов Администрации города Злобиной И.В., главного специалиста отдела Огнетовой М.Б., главного хранителя фондов МКУ «Муниципальный архив социально-правовых документов города Нижний Тагил» Васильевой Т.П. проведена контрольная выездная проверка деятельности муниципального казенного учреждения «Нижнетагильский городской исторический архив».

Проверка проводилась с целью установления соблюдения учреждением требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19.

Выявлены нарушения в регламентации и соблюдении охранного режима, выдаче документов во временное пользование, оформлении учетных документов (описей дел, паспортов архивохранилищ, форм использования архивных документов), отсутствие регламентации проведения работ по созданию и учету фонда пользования на особо ценные и часто используемые документы, совершенствованию и развитию научно-справочного аппарата, функционированию научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

Рекомендовано:

1. Осуществлять выдачу документов для экспонирования сторонним организациям на основании договора. Постоянно.

2. Опечатывать помещения кабинета главного хранителя фондов и шкафы читального зала. Постоянно.

3. Пересоставить паспорта архивохранилищ с учетом перемещения документов после проведения ремонтных работ. Срок - до 01 июля 2014 г.

4. Провести анализ состояния описей дел. Оформить необходимые записи (о проверке наличия, количестве листов описей и т.п.). Срок – ноябрь 2014 г.

5. Разработать Порядок проведения работ по созданию и учету фонда пользования архива. Срок – ноябрь 2014 г.

6. Составить и поддерживать в актуальном состоянии картотеку учета научно-справочного аппарата к описям архива. Подготовить перспективный план усовершенствования НСА архива (с учетом необходимости составления и издания дополнений и изменений к Краткому справочнику о фондах НТГИА). Срок – ноябрь 2014 г.

7. Разработать положение о научно-справочной библиотеке архива (с учетом ведения СИФ). Организовать учет библиотечного фонда в соответствии с п. 3.7.16 Правил… 2007. Срок – ноябрь 2014 г.

С 8 по 11 июля 2014 года в соответствии с распоряжением Администрации города Нижний Тагил от 07.07.2014 № 114-РА контрольной комиссией отдела по делам архивов Администрации города в составе Злобиной И.В., начальника отдела, Огнетовой М.Б., главного специалиста отдела, Злобиной И.Ф., заместителя директора муниципального казенного учреждения «Нижнетагильский городской исторический архив», проведена контрольная выездная тематическая проверка в муницпальном казхенном учреждении «Муниципальный архив социально-правовых документов города Нижний Тагил».

Проверка проводилась с целью анализа деятельности муниципального архива по обеспечению публичности деятельности и информационной доступности оказываемых муниципальных услуг.

В результате проверки нарушений действующих муниципальных правовых актов, регламентирующих публичность деятельности и информационную доступность оказываемых муниципальных услуг, не выявлено.

Рекомендовано:

- продолжить наполнение официального сайта архивного учреждения в сети интернет,

- обеспечить в установленном порядке ведение страницы архива на официальном сайте ГМУ,

- обеспечить внедрение технологий по приему запросов пользователей в электронном виде и через МФЦ,

- продолжить проведение занятий с вновь принятыми сотрудниками архива по изучению нормативно-правовых и методических документов по предоставлению архивом муниципальных услуг.



Назад в раздел