31.03.2013 12:43:46
В 4 квартале 2012 года в соответствии с постановлением Администрации города Нижний Тагил от 26.01.2012 № 65 « Об утверждении Плана-графика проведения проверок и обследований организации делопроизводства и деятельности архивов организаций-источников комплектования отдела по делам архивов Администрации города Нижний Тагил на 2012 год» отделом по делам архивов были проведены 2 проверки и 1 обследование.
19 декабря 2012 г. главным специалистом Бебениной И.Ф. проведена комплексная проверка состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов в Муниципальном бюджетном учреждении Дворец культуры «Юбилейный».
В результате проверки выявлено:
· отсутствие условий для изолированного хранения архивных документов;
· несоответствие действующей инструкции по делопроизводству основным положениям Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 10.06.2009 № 477;
· утвержденная номенклатура дел не внедрена в работу учреждения;
· документы, включенные в описи дел постоянного хранения, не прошли техническую обработку.
Рекомендовано:
· Приобрести металлический шкаф для обеспечения сохранности документов постоянного хранения (до 01.04.2013)
· Доработать инструкцию по делопроизводству, положение об экспертной комиссии и представить их в отдел по делам архивов Администрации города на согласование (до 01.12.2013)
· Номенклатуру дел полностью внедрить в делопроизводство учреждения (до 01.02.2013);
· Документы постоянного хранения переплести, провести полное оформление дел и разместить в металлическом шкафу строго в соответствии с утверждёнными описями дел (до 01.12.2013).
· Документы по личному составу передать на муниципальное хранение в МКУ «Муниципальный архив социально-правовых документов города Нижний Тагил» или создать условия хранения архивных документов долговременного хранения в соответствии с требованиями «Порядка хранения и использования архивных документов в Администрации города Нижний Тагил, муниципальных предприятиях и учреждениях», утверждённого постановлением Главы города Нижний Тагил от 15.05.2008 № 378.
В Муниципальном казенном учреждении «Управление инвестиций, архитектуры и градостроительства Администрации города Нижний Тагил» главным специалистом Огнетовой М.Б. 21 декабря 2012 г. была проведена проверка ведомственного хранения архивных документов.
Выявлены следующие нарушения:
- отсутствуют нормативно-правовые акты, регламентирующие работу архива и экспертной комиссии учреждения, устанавливающие ответственность за ведение архива учреждения за определенным должностным лицом;
- несоответствие условий хранения архивных документов установленному порядку.
Рекомендовано:
- разработать и согласовать с экспертно-методической комиссией отдела по делам архивов: положение об архиве и положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения (до 01.05.2013),
- назначить ответственного за ведение архива учреждения и представить копию приказа в отдел по делам архивов Администрации города (до 01.02.2013);
- обновить состав постоянно действующей экспертной комиссии; регулярно проводить и протоколировать ее заседания (до 01.02.2013).
- организовать архивное хранение документов постоянного и долговременного хранения в соответствии со статьей 2 «Порядка хранения и использования документов в Администрации города, муниципальных предприятиях и учреждениях», утвержденного постановлением Главы города от 15.05.2008 № 378 (до 01.05.2013);
- организовать повышения квалификации по архивному делу для специалистов, отвечающих за работу с архивными документами (до 01.12.2013).
18 октября 2012 г. главным специалистом отдела Ущаповской О.Д. проведено обследование условий хранения, учета и организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации в ОАО «Уралхимпласт».
Установлено, что в технических архивах общества условия хранения документов соответствуют нормативным требованиям. Документация учтена по инвентарным книгам. В состав Архивного фонда Российской Федерацией отобрано 218 ед.хр., которые включены в описи за 1962-2010 годы. Учитывая, что на хранении имеется документация, являющаяся государственной собственностью (созданная организацией-предшественником) рекомендовано:
- Провести проверку наличия и состояния документов в технических архивах проектно-конструкторского отдела, центральной лаборатории, производственно-техническом отделе, управлении капитального строительства. Информацию в результатах проверки представить в отдела по делам архивов до 1 декабря 2013 года.
§ Организовать работу по экспертизе ценности хранящейся научно-технической документации и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерацией документов за 1985-2012 годы. Перечни проектов, подлежащих передаче на государственное хранение, и описи дел постоянного хранения представить в отдел по делам архивов (в соответствии с согласованным графиком представления документов).
В соответствии с распоряжением Администрации города от 26.01.2011 № 11 «Об утверждении Плана-графика проведения контрольных проверок выполнения муниципального задания муниципальными архивными учреждениями, находящимися в ведомственном подчинении отдела по делам архивов Администрации города Нижний Тагил» проведены 2 контрольные камеральные проверки архивных учреждений.
- Муниципального казенного учреждения «Нижнетагильский городской исторический архив» в отношении выполнения муниципальной работы «Научное описание архивных документов».
Проверка проводилась на основании распоряжения Администрации города Нижний Тагил от 23.12.2012 № 250 «О проведении контрольной проверки выполнения муниципального задания в муниципальном казенном учреждении «Нижнетагильский городской исторический архив» главным специалистом Огнетовой М.Б., специалистами 1 категории Ефимовой А.В. и Пинегиной М.А. с 14 по 28 декабря 2012 года. Проверка проведена с целью анализа соответствия объема и качества выполняемой муниципальной работы установленным муниципальным заданием объему и требованиям к качеству.
Объем муниципальной работы за 2012 год выполнен архивом на 155 %. Показатель качества муниципальной работы (доля архивных документов, включенных в описи дел, от общего количества хранящихся дел) составил – 99,9 %. Учет пополнения программы «Электронные описи НТГИА» за 2010-2012 годы в единицах хранения не организован, поэтому рассчитать второй показатель качества (доля архивных документов, включенных в электронные описи и базы данных) не представляется возможным.
По результатам проверки даны следующие рекомендации:
-обеспечить достоверность и сбалансированность отчетных сведений архива по научному описанию архивных документов, отражающих объем муниципальной работы в единицах измерения, установленных в муниципальном задании,
-разработать положение об отделе научно-справочного аппарата и использования архивных документов,
-обновить, разработать должностные инструкции сотрудников, выполняющих данную работу, в соответствии с приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.04.2012 № 338н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов»;
-организовать своевременный учет пополнения ИПС «Электронные описи НТГИА», каталогов архива, фонда пользования;
-обеспечить составление архивных справочников в соответствии с правилами и методическими документами;
-провести занятия с сотрудниками архива по изучению современных нормативно-правовых и методических документов по научному описанию архивных документов
- Муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив социально-правовых документов города Нижний Тагил» в отношении выполнения муниципальной работы «Обеспечение сохранности и учет архивных документов долговременного и временного хранения, в том числе документов по личному составу».
Проверка проводилась в соответствии с распоряжением Администрации города Нижний Тагил от 13.12.2012 № 249 «О проведении контрольной проверки выполнения муниципального задания в муниципальном казенном учреждении ««Муниципальный архив социально-правовых документов города Нижний Тагил» главным специалистом Огнетовой М.Б., специалистами 1 категории Ефимовой А.В. и Пинегиной М.А. с 14 по 28 декабря 2012 года. Проверка проведена с целью анализа соответствия объема и качества выполняемой муниципальной работы установленным муниципальным заданием объему и требованиям к качеству.
Объем муниципальной работы за 2012 год выполнен на 101,4 %. Обеспечены сохранность и учет 274 598 дел. Порядок выполнения работы соблюдается. Показатели качества муниципальной работы (доля архивных документов, поставленных на государственный учет; доля неисправимо поврежденных архивных документов; отсутствие утраты архивных документов) составили – по 100% каждый.
По результатам проверки даны следующие рекомендации:
-разработать положение об архивохранилище архива,
-обновить должностные инструкции сотрудников, выполняющих данную работу, в соответствии с приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.04.2012 № 338н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов»;
-продолжить проведение в учреждении занятий по повышению профессиональной компетенции сотрудников в области обеспечения сохранности и учета архивных документов.
Назад в раздел
